Fordert der Betriebsprüfer zur Überlassung eines Datenträgers zu Beginn einer Betriebsprüfung auf, kann dies im Einzelfall unverhältnismäßig sein. Das gilt insbesondere dann, wenn lediglich auf die GDPdU verwiesen wird und die Aufforderung keine Regelungen enthält, z. B. ob, wo und wie lange die durch die Überlassung des angeforderten Datenträgers erhaltenen Daten gespeichert werden sollen.
Hintergrund
Die Klägerin ist eine Rechtsanwaltspartnergesellschaft und war nach der Betriebsprüfungsordnung als Großbetrieb eingestuft. Zusammen mit der Prüfungsanordnung bat der Prüfer zu Beginn der Betriebsprüfung um Überlassung eines Datenträges nach der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Gegen die Prüfungsanordnung legte die Klägerin Einspruch ein. Sie war der Ansicht, dass der uneingeschränkt geforderte Datenzugriff rechtswidrig war. Zum einen fehlte die Einschränkung, dass die Herausgabe der Daten nur zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Prüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen der Klägerin oder zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung der Daten durch den Prüfer in den Diensträumen des Finanzamts bis zum Abschluss des Besteuerungsverfahrens erfolgte. Zum anderen nahm der Beklagte keine zutreffende Interessensabwägung zwischen dem mit der erforderlichen Anonymisierung von mandantenbezogenen Daten verbundenen Aufwand aufseiten der Klägerin und dem Anspruch des Beklagten auf elektronischen Datenzugriff vor.
Entscheidung
Das Finanzgericht entschied, dass die Aufforderung zur Überlassung des Datenträgers über die gesetzlich eingeräumte Befugnis hinausging und daher rechtswidrig war. Der Beklagte beachtete den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit nicht ausreichend. Dieser gebietet, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen der Außenprüfung nicht übermäßig in die Rechte des Steuerpflichtigen eingreifen darf und deshalb ihre Befugnisse nur in dem durch die Zwecke der Außenprüfung gebotenen zeitlichen und sachlichen Umfang unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausüben kann. Die Aufforderung des Beklagten zu Beginn der Prüfung, einen Datenträger nach den GDPdU zu überlassen, ließ nicht erkennen, wo der Datenzugriff und die Auswertung erfolgen sollte. Sie enthielt auch keine Regelung darüber, ob, wo und wie lange die durch die Überlassung des angeforderten Datenträgers erhaltenen Daten gespeichert werden sollten bzw. wie und wo die Auswertung eines überlassenen Datenträgers erfolgen sollte. Der schlichte Verweis auf die GDPdU konnte die Bestimmtheit und Verhältnismäßigkeit hinsichtlich Verwertung und Speicherung von Daten des Unternehmens in zeitlicher und örtlicher Hinsicht nicht ausreichend begründen.
Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit hätte der Beklagte dafür sorgen müssen, dass die auf einem Datenträger komprimierten Daten außerhalb der Geschäftsräume des Klägers oder der Diensträume des Beklagten etwa infolge eines Diebstahls des Prüfer-Laptops nicht in fremde Hände geraten. Deshalb hätten die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder auch an Amtsstelle erhoben werden dürfen.