Wer die Daten von Mandanten und die Handakten in einem Rechenzentrum aufbewahren lässt, muss wissen: Die Kosten dafür sind nicht rückstellungsfähig, wenn keine entsprechende Aufbewahrungspflicht existiert.
Hintergrund
Eine Wirtschaftsprüfer-/Steuerberater-GmbH bildete eine Rückstellung in Höhe von 85.000 EUR, und zwar für Aufwendungen, die für die 10-jährige Aufbewahrung von Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum entstanden. Die GmbH legte dabei je Mandant das pauschal an die DATEV zu zahlende Entgelt in Höhe von 19,80 EUR pro Jahr zugrunde. Sie berücksichtigte darüber hinaus Abschläge für Mandanten, die ihre Daten auf einer Speicher-DVD sichern ließen und auch für Mandatsbeendigungen innerhalb des 10-jährigen Aufbewahrungszeitraums. Die GmbH führte an, dass die Beträge mit den Mandantenhonoraren für die Buchführung und Erstellung des Jahresabschlusses abgegolten waren und nicht gesondert berechnet werden konnten.
Das Finanzamt lehnte die Bildung einer Rückstellung ab. Das Finanzgericht wies die Klage ab, da eine entsprechende Aufbewahrungsverpflichtung nicht existierte.
Entscheidung
Steuerberater haben die Pflicht, die Handakten für die Dauer von 10 Jahren nach Beendigung eines Auftrags aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt mit der Übergabe der Handakten an den Auftraggeber, spätestens jedoch innerhalb von 6 Monaten, nachdem der Auftraggeber die Aufforderung des Steuerberaters erhalten hat, die Handakten in Empfang zu nehmen. Zu den Handakten gehören nur die Schriftstücke, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht jedoch der Briefwechsel mit dem Mandanten, interne Notizen oder schriftliche Arbeitsergebnisse.
Deshalb kam der Bundesfinanzhof zu dem Ergebnis, dass keine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungsverpflichtung gegeben war. Es handelte sich nicht um in der Handakte aufzubewahrende Daten, sondern um Arbeitsergebnisse, die die GmbH im Rahmen ihrer vertraglichen Verpflichtung erstellte und zur laufenden Mandatsbearbeitung aufbewahrte.
Wenn der Berater aber Unterlagen des Mandanten aufbewahrt, die er herausgeben muss, kann dies keine rückstellungsfähige Verpflichtung begründen. Denn der Berater kann die Aufbewahrung durch Herausgabe an den Mandanten jederzeit beendigen.
Es fehlte weiterhin an einer schriftlichen oder mündlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung der Mandantendaten. Eine solche Verpflichtung ergab sich auch nicht aus einer “ständigen Übung”. Denn dass einige Mandanten die Möglichkeit nutzten, ihre Daten auf einer Speicher-DVD an sich zu nehmen, zeigte, dass die Archivierungspflicht nicht durchgängig bestand.
Soweit die GmbH die Aufbewahrung der Unterlagen als Gegenleistung für den Fortbestand der Mandatsbeziehung verstand, würde ein schwebendes Dauergeschäft vorliegen. Dieses ließe angesichts des fortbestehenden Mandats und der daraus erwirtschafteten Vergütung eine Alimentation der Aufbewahrung erwarten und würde damit eine Rückstellung für die Aufbewahrungskosten ausschließen.