Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde eingeführt, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Damit sind die Rechnung in Papierform und elektronischer Form weitgehend gleichgestellt.
Voraussetzung ist, dass
- Echtheit der Herkunft der Rechnung,
- Unversehrtheit des Inhalts und
- Lesbarkeit des Inhalts
gewährleistet sind.
Echtheit der Herkunft
Damit soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.
Unversehrtheit des Inhalts
Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können. Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.
Lesbarkeit des Inhalts
Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will das Finanzamt die Rechnungsbelege einsehen. Dazu müssen in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden.
Pflichten der Unternehmer:
- Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen:
Nur wer eine Leistung erhalten hat und Besitz der dazugehörigen Rechnung ist kann Vorsteuer abziehen. - Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen:
Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. - Für Gutschriften gelten die gleichen Vorschriften: Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnet, kann diese ebenfalls in Papier- oder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend.
Unser Tipp: Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers
Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen.